1. Introduction
Baladins est une Agence B2B, B2C de communication et de développement d’applications, digital et services d’impressions. Suite à l’entrée en vigueur de la législation européenne RGPD, notre entreprise vous informe de manière transparente sur l’utilisation qui est faite des données personnelles et de santé que vous nous confiées.
2. Données des usagers inscrits dans le logiciel Baladins SASU (Agence Baladins)
Des informations personnelles sur les usagers de Baladins.io sont enregistrées par Baladins SASU (Agence Baladins)qui est le responsable du traitement des données.
La finalité de cette collecte et stockage de données personnelles (adresse IP, horaires de connexion, équipement, email, pseudonyme et identifiant de réseau sociaux) est la gestion technique de l’authentification des usagers et la gestion de la traçabilité légale. Seul le personnel chargé de la maintenance peut accéder aux données enregistrées. La durée maximale de conservation des données d’usagers est fixée à 5 ans après inactivité sur le logiciel. Pour la traçabilité légale, les données sont conservées une année.
La base juridique de l’utilisation et du traitement des données à caractère personnel peut reposer sur :
- l’exécution d’un contrat de prestation de service;
- ou l’exécution des conditions d’utilisation;
- ou notre intérêt légitime en tant qu’éditeur de logiciel (notamment de sécurisation) ;
- ou l’intérêt légitime de nos clients B2C ou B2B ;
- ou le respect de normes réglementaires à respecter par nos clients;
- ou toute obligation légale liée à une législation en vigueur, notamment le Décret n° 2006-358 du 24 mars 2006 relatif à la conservation des données des communications électroniques.
Nous signalons l’utilisation de plusieurs outils agréés Privacy Shield (garantissant la protection de la vie privée) qui peuvent faire transiter les données de nos clients en dehors de l’Union européenne : Mailchimp, Amazon AWS, Twilio.
Nous signalons aussi que nous n’enregistrons strictement pas les données suivantes : communications, conservations, pièces jointes, contacts, etc… Ces données sont échangées de manière cryptées de bout-en-bout et cryptées de manière non réversibles par nos techniciens de maintenance.
3. Données des interlocuteurs travaillants chez nos clients
Des informations personnelles sur les interlocuteurs travaillant chez nos clients B2B sont enregistrées par Baladins SASU (agence Baladins) qui est le responsable du traitement. La finalité de cette collecte et stockage de données personnelles (nom, prénom, email professionnel, téléphone professionnel, fonction, questions posées et réponses associées…) est la gestion de la relation client, le support-client, le suivi de projet et la facturation associée.
Seuls la Direction, le service comptabilité et le personnel interne en relation avec les clients peuvent accéder aux données nécessaires. La durée maximale de conservation des données personnelles est fixée à 5 ans après la fin de la relation contractuelle ou inactivité de la relation. Nous signalons l’utilisation de plusieurs outils agréés Privacy Shield ou BCR approuvé (qui garantissent la protection de la vie privée) qui peuvent faire transiter les données de nos clients en dehors de l’union européenne : Google Apps, QuickBook, Docusign, Amazon AWS, Mailchimp.
La base juridique de l’utilisation et du traitement des données à caractère personnel peut reposer sur :
- l’exécution d’un contrat de prestation de service;
- ou l’exécution des conditions d’utilisation;
- ou notre intérêt légitime en tant qu’éditeur de logiciel;
- ou le respect de normes réglementaires à respecter par nos clients;
- ou toute obligation légale liée à une législation en vigueur.
4. Données des prospects, demande de renseignement et devis
Des informations personnelles sur nos prospects sont enregistrées par Baladins SASU (Agence Baladins), qui est le responsable du traitement. La finalité de cette collecte et stockage de données personnelles (nom, prénom, email professionnel, téléphone professionnel, fonction, questions posées et réponses associées…) est la gestion de la relation prospect et la gestion pré-contractuelle. Seuls la Direction et le personnel commercial peuvent accéder aux données nécessaires. La durée maximale de conservation des données personnelles est fixée à 3 ans après inactivité de la relation.
Nous signalons l’utilisation de plusieurs outils agréés Privacy Shield ou BCR approuvé (qui garantissent la protection de la vie privée) qui peuvent faire transiter les données de nos clients en dehors de l’union européenne : Google Apps, Docusign, Amazon AWS, Mailchimp.
La base juridique de l’utilisation et du traitement des données à caractère personnel peut reposer sur :
- le consentement des personnes concernées;
- l’exécution d’un accord de confidentialité;
- ou l’exécution des conditions d’utilisation;
- ou notre intérêt légitime en tant qu’éditeur de logiciel;
- ou le respect de normes réglementaires à respecter par nos clients;
- ou toute obligation légale liée à une législation en vigueur.
Nous signalons que nous sommes susceptibles d’enrichir notre base de données prospects avec des informations publiques, notamment via les participations à des salons.
5. Annuaire et répertoire des contacts-partenaires
Un système de listing-partenaire (potentiel ou actif) a été mis en place par Baladins SASU (agence B2B B2C), qui est le responsable de traitement. La finalité de cet enregistrement qui contient des données personnelles (nom, prénom, fonction, téléphone, email…) est la gestion de la relation partenaire.
Seule la Direction et le personnel concerné sont habilités à avoir accès aux données communiquées ou enregistrées. Nous informons nos partenaires que nous sommes susceptibles d’enrichir nos données avec des informations publiques. La durée de conservation des données personnelles est fixée à 5 ans après inactivité. La base juridique de l’utilisation et du traitement des données à caractère personnel repose sur le consentement des interlocuteurs concernés ou notre intérêt légitime en tant qu’entreprise.
6. Données des fournisseurs référencés ou potentiels
L’identité des interlocuteurs chez nos fournisseurs référencés ou potentiels, tous les documents ou données fournis pour devenir fournisseur ainsi que les pièces comptables de nos fournisseurs sont collectés par Baladins SASU (agence Baladins), (qui est le responsable du traitement) en vue de la gestion de la relation fournisseur et de la comptabilité.
Seuls la Direction, le personnel en charge des achats, des projets liés à un fournisseur, le service comptabilité sont habilités à avoir accès aux données enregistrées ou communiquées. La durée maximale de conservation des données est fixée à 3 ans pour les fournisseurs potentiels, 5 ans après le dernier achat pour les fournisseurs actifs et 10 ans pour les pièces comptables.
La base juridique de l’utilisation et du traitement de vos données à caractère personnel est basée sur le consentement des interlocuteurs concernés ou notre intérêt légitime en tant qu’acheteur ou l’exécution d’un contrat d’achat. Nous signalons que, dans de rares cas, nous sommes susceptibles d’enrichir nos données fournisseurs actives ou potentielles avec des informations publiques.
7. Email transactionnel, Newsletters et invitations à des évènements
Nos usagers consentants, nos clients et nos interlocuteurs professionnels (fournisseurs, institutionnels, partenaires, …) sont susceptibles de recevoir nos communications informatives ou commerciales par email, téléphone ou courrier.
Dans ce cadre, un système de lettre d’information ou de listing d’invités peut être mis en place par Baladins SASU (agence B2B B2C), qui est le responsable de traitement. Vous pouvez signaler à contact@baladins.io que vous ne souhaitez plus recevoir nos communications. La finalité de cet enregistrement qui contient des données personnelles (nom, prénom, adresse, fonction, téléphone, email, …) est la diffusion d’actualités voire d’offres commerciales ou la gestion organisationnelle et promotionnelle d’événements.
Seule la Direction et le personnel concerné sont habilités à avoir accès aux données communiquées ou enregistrées. Nous signalons que, dans de rares cas, nous sommes susceptibles d’enrichir nos données d’invitation avec des informations publiques (par exemple du registre du commerce) et de transférer des données à des sociétés externalisées d’organisation d’évènement.
Nous signalons aussi l’utilisation d’outils agréés Privacy Shield (qui garantissent la protection de la vie privée) qui peuvent faire transiter les données-newsletters en dehors de l’union européenne, notamment Mailchimp, Amazon Simple Email Service et Google Apps. La durée de conservation des données personnelles est fixée à 3 ans après inactivité de la relation avec les invités ou les abonnés. La base juridique de l’utilisation et du traitement des données à caractère personnel repose sur le consentement des interlocuteurs concernés ou notre intérêt légitime en tant qu’entreprise ou l’intérêt légitime de la personne concernée.
8. Candidature à un emploi ou demande de stage
Votre CV, lettre de motivation éventuelle ainsi tous les autres documents ou données fournis lors d’une candidature (spontanées ou non) à un emploi ainsi que les données éventuelles fournies par les anciens employeurs sont collectés par Baladins SASU, (agence Baladins) (qui sont les responsables du traitement conjoints) en vue d’évaluer l’adéquation d’un profil professionnel par rapport à un poste éventuel à pourvoir.
Seuls les responsables de services et d’équipe concernés, le personnel RH concerné et la Direction sont habilités à avoir accès aux données communiquées. La durée maximale de conservation des données est fixée à 2 ans après inactivité de la relation avec le candidat.
La base juridique de l’utilisation et du traitement de vos données à caractère personnel est basée sur votre consentement ou votre intérêt légitime en tant que demandeur d’emploi ou notre intérêt légitime en tant que recruteur.
Nous signalons que, dans de rares cas, nous transférons des CV à des partenaires institutionnels ou exerçant des activités similaires, connexes ou complémentaires. Nous signalons que nous sommes susceptibles d’enrichir notre base de données candidats avec des informations publiques ou de cabinets de recrutement. Nous signalons que les candidatures peuvent transiter en dehors de l’Europe via les solutions Amazon AWS, Google Apps et Mailchimp habilitées Privacy Shield qui garantissent la protection de la vie privée.
9. Traçabilité des appels téléphoniques
Un système de traçabilité des appels téléphoniques (avec ou sans enregistrement sonore ou vidéo) a été mis en place par Baladins SASU qui est le responsable de traitement.
La finalité de cet enregistrement qui contient des données personnelles (appels entrants ou sortants et durée des appels) est le contrôle des dépenses abusives et la gestion de litige éventuel. Seule la Direction et les équipes techniques concernées sont habilitées à avoir accès aux données communiquées ou enregistrées. La durée de conservation des données personnelles est fixée à 1 an.
La base juridique de l’utilisation et du traitement des données à caractère personnel repose sur notre intérêt légitime en tant qu’opérateur de télécommunication.
10. Architecture informatique sécurisée
11. Utilisation des cookies
Notre Service utilise les cookies pour vous différencier des autres utilisateurs de notre site Web. Cela nous permet de vous offrir un meilleur service lorsque vous naviguez sur notre site Web et également d’améliorer notre site Web.
Un cookie est un petit fichier contenant des lettres et des chiffres, stocké sur votre navigateur ou sur le disque dur de votre ordinateur, si vous l’acceptez. Les cookies contiennent des informations qui sont transférées sur le disque dur de votre ordinateur.
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12. Vos droits
Nous informons que des informations sur nos interlocuteurs de tout type (clients, usagers fournisseurs, partenaires, …) sont susceptibles d’être transférées à des partenaires de résolution de litige ou de contrôle : avocats externalisés, cabinets comptables, institutions.
En application des lois européennes et de la loi du 6 janvier 1978 (relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés), vous disposez des droits d’accès, de rectification, de limitation, de portabilité et de suppression de vos données personnelles ainsi que du droit d’opposition à leur traitement pour des motifs légitimes.
Vous pouvez exercer l’ensemble de ces droits par :
- email à l’adresse contact@baladins.io ;
- courrier postal adressé à Baladins SASU, 8 impasse des baladins, 44760 La Bernerie en Retz
Vous disposez par ailleurs, des droits de retirer à tout moment vos consentements et d’introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL), notamment sur son site internet https://www.cnil.fr.
13. Délégué à la protection des données (DPO)
